ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови районної
державної адміністрації
23 січня 2012 року №10
(із змінами, внесеними розпорядженням
голови райдержадміністрації
від 12.06.2012 №315)

Порядок
роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та
проведення особистого і виїзних прийомів громадян

І. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року №109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, визначає основні вимоги до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом райдержадміністрації у приймальні райдержадміністрації, прийому за місцем проживання громадян у населених пунктах району.

II. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1.Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2.Письмові звернення можуть бути:
– індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;
– колективні – звернення, подані групою осіб;
– повторні:
а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;
б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в райдержадміністрації;
в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;
г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі питання, порушені в попередньому зверненні;
– дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлені різним адресатам та які надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до райдержадміністрації для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;
– анонімні – письмові звернення не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Листи громадян, що надійшли на адресу райдержадміністрації поштою, отримує загальний відділ апарату райдержадміністрації (далі – відділ) та в день отримання передає спеціалісту загального відділу, який займається роботою із зверненнями громадян (далі – спеціаліст).

4. Спеціаліст:
– перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також відповідність вимогам ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;
– визначає суть, характер і короткий зміст звернення;
– перевіряє, чи є воно повторним або дублетним;
– реєструє за допомогою комп’ютера (заносить прізвище, ім’я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з органу влади вищого рівня, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), робить позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому.

5. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у відділі не повинні перевищувати 3-денний термін.

6. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради, голови обласної державної адміністрації розглядаються особисто головою райдержадміністрації, а в разі його відсутності – заступником, на якого покладено виконання обов’язків голови райдержадміністрації.

7. Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або не має дати, не викладено суть порушеного питання), повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу.

8. Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник відділу. Відповідь заявнику з роз’ясненням вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує спеціаліст відділу. Відповідь надається заявнику за підписом начальника відділу.

9. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

10. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень райдержадміністрації, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до райдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймають заступники голови райдержадміністрації за напрямами діяльності, керівник апарату райдержадміністрації, начальник відділу. Звернення направляється визначеному органу супровідним листом із проханням повідомити заявника про результати розгляду його звернення.

11. Опрацьовані реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями передаються спеціалістом відділу на розгляд керівництву райдержадміністрації для ознайомлення та визначення виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань.

У разі потреби начальник відділу вносить пропозиції щодо призначення виконавцю комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги.

12. Розглянуті керівництвом райдержадміністрації письмові звернення передаються до відділу для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.

13. Контролю за вирішенням питань громадян підлягають:
– листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;
– листи, у резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

14. Спеціаліст загального відділу:
– заносить до електронної реєстраційно-контрольної картки резолюції керівництва райдержадміністрації та дату контролю;
– готує для відправки копії звернень, або необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька;
– друкує повідомлення автору про отримання звернення та порядок їх розгляду, якщо звернення не взято на контроль;
– відправляє повідомлення авторам звернень разом із реєстраційно-контрольною карткою виконавцям через приймальну райдержадміністрації.

15. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відділ.

Спеціаліст відділу отримує від виконавця інформацію щодо розгляду питання (у т.ч. копію відповіді заявнику), проставляє відмітку в реєстраційно-контрольній картці виконавця, вказавши дату надходження відповіді до відділу, та всі матеріали по справі передає голові райдержадміністрації і його заступникам для прийняття відповідного рішення.

16. Термін розгляду звернень встановлюється керівництвом райдержадміністрації відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до райдержадміністрації приймає керівництво райдержадміністрації, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

17. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

18. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

19. Керівники самостійних структурних підрозділів районної державної адміністрації у разі порушення термінів вирішення звернень негайно направляють до відділу інформацію про причини та вжиті заходи.

III. Вирішення звернень громадян і надання відповідей заявникам

1. Керівники органів місцевого самоврядування, яким доручено керівництвом райдержадміністрації розгляд звернень громадян, зобов’язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали та направляти працівників цих органів на місця для перевірки фактів, викладених у зверненні, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати, усувати причини, умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, детально вникають в їх суть, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. 3а результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація голові райдержадміністрації або його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику в установлений керівництвом термін.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву райдержадміністрації та письмова відповідь заявникам за підписом керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.

4. Якщо звернення контролювалося органом вищого рівня, то інформації готуються в такому порядку:
– інформація голові обласної державної адміністрації та голові обласної ради за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за підписом голови райдержадміністрації (у разі його відсутності – виконуючим його обов’язки), заступниками голови райдержадміністрації, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, візується виконавцем;
– інформація апарату облдержадміністрації та апарату обласної ради готується виконавцями за підписом першого заступника, заступників голови райдержадміністрації, відповідно до розподілу обов’язків, візується виконавцем.

5. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

6. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам дані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

7. Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до райдержадміністрації та розглянуті головою райдержадміністрації, надаються за його особистим підписом або за дорученням керівним працівником райдержадміністрації. Проект відповіді готує виконавець.

8. Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівних працівників райдержадміністрації, та надають їх до відділу не пізніше ніж за 2 робочих дні до настання терміну виконання.

9. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступники голови райдержадміністрації, то збір, узагальнення інформації та підготовку проекту відповіді заявнику за дорученням керівництва райдержадміністрації здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають йому проекти обґрунтованих відповідей не пізніше ніж за 4 робочих дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом райдержадміністрації.

10. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.

11. Підписані керівними працівниками райдержадміністрації відповіді заявникам передаються виконавцями до відділу для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

12. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у відділі за територіальним і алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Відділ може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки окремі копії документів.

13. Спеціаліст відділу за першою вимогою заявника надає йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

Керівник апарату
райдержадміністрації Л.М.Іванова

(Ольховська О.О.)